Встроенный автозаказ

Встроенный автозаказ

Каждая заведующая аптеки ежедневно в процессе работы отвечает на 3 вопроса: 
что заказать? в каком количестве? у какого поставщика? Для ответов на эти вопросы, как правило, заведующая использует весь накопленный опыт и знания, а также тратит практический весь рабочий день. 

Ведь работа по формированию заказов – наиболее ответственная и трудоемкая часть работы заведующей аптеки. При неправильной организации работы заказ поставщикам может занимать практически все рабочее время. 

Поэтому мы разработали уникальную систему заказов в М-АПТЕКА плюс, которая автоматически отвечает на все вопросы и оптимизирует работу всей аптеки. 
 
Цель любой системы заказов – дать простой, удобный и эффективный инструмент, который бы сократил временный затраты на этот процесс без снижения качества результата.

Система заказов в М-АПТЕКА плюс – это интегрированный модуль, состоящий из нескольких больших блоков, которые позволяют полностью или частично автоматизировать процесс заказа товара.

Модуль предполагает осуществление следующих функций:

• работа с прайс-листами (прием и обработка прайс-листов);
• работа с заказом (автоматическое вычисление потребности в товаре, распределение заказа по поставщикам, отправка заказа поставщикам, прием отказов и дозаказ, работа в сводном прайс-листе);
• контроль (сравнение заказанного товара с поставленным).

Каждый из блоков может осуществляться как централизованно офисом, так и независимо в каждой отдельно взятой аптеке.

 В системе заказов М-АПТЕКА плюс имеется два варианта для работы с заказами:

1. Через функционал Сводный прайс-лист. Удобен при небольшом количестве поставщиков с ограниченным выбором товаров, а также для заказа "товаров под заказ". Имеет существенный недостаток - заказ "набивается" руками. 

2. Автозаказ -  с возможностью гибкой настройки на различные бизнес-стратегии заказов. Удобен в тех случаях, когда одни и те же товары можно закупать у множества разных поставщиков с индивидуальными условиями поставок.

Автозаказ позволяет одновременно решить 2 задачи:

• Сформировать потребность/дефектуры (ответить на вопрос: что заказать и в каком количестве).
• Распределить потребность по поставщикам (ответить на вопрос: у кого заказать).

Для формирования потребности может быть использован на выбор один из алгоритмов:

Заказ по неуменьшаемым остаткам или по ассортиментной матрице (по МИН/МАКС):

• здесь необходимо заранее составить ассортиментную матрицу с плановыми товарными запасами в минимальном и максимальном количестве для заказа. В дальнейшем возможно настроить автоматический пересчет МИН/МАКСов по интеллектуальному алгоритму в соответствии с продажами конкретного товара. 
  

Такой способ заказа становится возможным в М-АПТЕКА плюс благодаря: 

а) Единому Ассортиментному Справочнику

б) Единому информационному пространству между аптеками и поставщиками 

Заказ по среднедневной реализации (по статистике продаж):

В данном алгоритме учитывается статистика продаж конкретного товара: заранее делаются настройки, такие как анализируемый период, количество дней запаса, порог срабатывания, количество дней в пути товара, приоритет расчета потребности и др.

Основным недостатком данного алгоритма расчета потребности является то, что учитываются все продажи, в т.ч. товары под заказ или неликвидные позиции, которые были проданы за анализируемый период для заказа и эти позиции в соответствии с расчетами в программе попадут в заказ. Следовательно, необходима ручная корректировка каждого заказа.

Если клиент желает работать по МИН/МАКсам , то в рамках настройки системы заказов при автоматизации от клиента требуется только сформированная ассортиментная матрица - обязательно в терминах единого справочника от АйТи-Аптека. 

Распределение рассчитанной потребности по прайс-листам поставщиков

При распределении потребности по заказам поставщикам учитываются несколько параметров:

• Минимальная цена
• Минимальная партия товара
• Срок годности
• Остатки товара у поставщика
• Минимальная сумма заказа, на которую отгружает поставщик
• Индивидуальные настройки заказа (списки исключения товаров из заказа, приоритеты поставщикам и т.д.)

Для дополнительного визуального контроля результатов работы заказа во время составления заказа можно пользоваться различными фильтрами, с помощью которых будут отображаться выбранные списки позиций для анализа и корректировки. 

В любой момент времени  можно посмотреть информацию, какому поставщику и на какую сумму сделан заказ, а также откорректировать количество заказанного товара у данного поставщика, обнулить заказ, либо изменить поставщика. 

100% автозаказ - без участия человека

Автозаказ предполагает полностью автоматический расчет потребности (по одному из алгоритмов) и автоматическое распределение потребности на товары по поставщикам с учетом всех настроек.

Возможно настроить подобный автозаказ в определенное время в конкретном аптечном подразделении – т.е. полностью автоматизировать систему заказа товаров. Настраивается расписание, по которому срабатывает автозадача, и заявка автоматически отправляется поставщикам. При этом автозаказ  может осуществляться как централизованно офисом, так и независимо в каждой отдельно взятой аптеке.

Требования для настройки автозаказа:

• Требуется заранее сформированная  ассортиментная матрица с установленными значениями МИН/МАКС.
• Необходим единый номенклатурный справочник.
• Необходима актуальная информация в прайс-листах поставщиков.
• Настроенный и работающий алгоритм расчета потребности.
• Настроенный автоматический обмен данными с поставщиками.
• Установленные (обговоренные) правила работы с поставщиками.

В результате использования системы заказов М-АПТЕКА плюс Вы получите:

• Точный расчет потребности товаров (дефектуры)
  

Используя данные о продажах, матрицу МИН/МАКС и информацию о наличии препарата на складе, программа просчитает необходимое для заказа количество определенного товара.

• Распределение заказа по поставщикам
  

При определенной настройке или, используя «сводный прайс-лист поставщиков», программа по заданным параметрам выберет определенного поставщика для каждого препарата, что позволит сэкономить не только время, но и средства.

• Сравнение заказа с реальными поставками
  

Данная функция позволяет выявить недопоставленные позиции из заказа, что особенно важно, когда поставщик не предоставляет информацию об отказе в поставке.

Последним этапом автозаказа является отправка документов заказа поставщикам, которая происходит по нажатию одной кнопки. 

Заказ с учетом аналогов

Настройка «Расчета потребности с учетом аналогов» в система заказов М-АПТЕКА плюс предполагает объединение аналогичных товаров в группы.

Как это работает?

Достаточно объединить взаимозаменяемые или аналогичные товары в одну группу, определив главный или приоритетный товар. После этого возможны два варианта формирования заказа (в зависимости от настроек):

1. Программа будет просчитывать потребность по группе в целом (воспринимая группу как один товар)
2. В сеансе заказа будет отображаться потребность в каждом товаре, включенном в группу.