Эффективная аптека: что считать, чем управлять и как зарабатывать

Это «медицинская диагностика» вашей аптеки: она показывает, здоров ли организм, где у него воспаление, и какое лекарство (управленческое решение) нужно прописать.

Ниже подробный разбор того, зачем это нужно и как это правильно сделать.

Зачем оценивать показатели?

Регулярная оценка позволяет ответить на три главных вопроса бизнеса: «Где мы были?», «Где мы сейчас?» и «Куда идем дальше?».

1. Выявление точек роста и «узких мест»

Анализ показывает, какие товарные категории приносят максимум прибыли, а какие лежат мертвым грузом. Почему упала маржинальность? Почему выросли расходы на аренду относительно выручки? Без цифр это просто гадания.

2. Контроль эффективности работы

Помогает оценить, насколько продуктивно работают сотрудники (средний чек, количество проданных позиций на одного фармацевта) и насколько эффективно используются площади и вложенные в товар деньги.

3. Принятие обоснованных управленческих решений

Решение о расширении ассортимента, смене поставщика, увеличении штата или запуске рекламной акции должно опираться на анализ данных, а не на интуицию.

4. Обеспечение финансовой стабильности

Контроль ликвидности, оборачиваемости товаров и дебиторской задолженности позволяет избежать кассовых разрывов и банкротства.

5. Сравнение с рынком

Понимание своих показателей в сравнении со средними по региону или по специализации (например, дискаунтер vs премиум-аптека) помогает понять свои реальные позиции.

Как лучше выполнить оценку: пошаговая методика

Правильный анализ - это система. Лучше всего проводить его в разрезе АВС- и XYZ-анализа, в динамике (сравнивая с прошлым месяцем/годом) и по этапам.

Шаг 1. Сбор и унификация данных

Прежде чем считать, что ваши данные корректны. Все показатели должны быть приведены к единому временному периоду (день, неделя, месяц, квартал). Убедитесь, что в данных нет задвоенных позиций или артефактов (возвратов, ошибочных чеков).

Шаг 2. Группировка показателей для анализа

Все показатели аптеки делятся на несколько блоков. Чтобы картина была полной, нужно анализировать их все в комплексе.

А. Показатели ликвидности и финансовой устойчивости

· Цель: узнать, достаточно ли у аптеки денег для работы.

· Ключевые метрики:

• Коэффициент текущей ликвидности (покрывают ли оборотные активы краткосрочные обязательства).
• Наличие собственных оборотных средств.

Б. Показатели деловой активности (Оборачиваемость)

· Цель: понять, как быстро деньги, вложенные в товар, возвращаются обратно.

· Ключевые метрики:

• Оборачиваемость товарных запасов (в днях и оборотах). Норма для аптеки - высокая скорость. Залежавшийся товар - замороженные деньги.
• Оборачиваемость дебиторской задолженности (если работаете с отсрочкой платежа по госпитальным закупкам).

В. Показатели рентабельности (Прибыльность)

· Цель: оценка эффективности работы в целом.

· Ключевые метрики:

• Валовая прибыль (разница между выручкой и себестоимостью товара).
• Торговое наложение (реализованная наценка). Важно следить, чтобы наценка на ЖНВЛП не превышала законодательных ограничений.
• Рентабельность продаж: (Чистая прибыль / Выручка) * 100%. Показывает, сколько копеек прибыли вы получаете с каждого рубля выручки.
• Рентабельность затрат : Эффективность вложений в маркетинг или закупку конкретной товарной группы.

Г. Показатели эффективности использования ресурсов

· Цель: эффективность труда и площадей.

· Ключевые метрики:

• Выручка на 1 кв. м. (позволяет оценить, насколько удачно расположен товар и стоит ли расширять отделы).
• Выручка / Прибыль на одного сотрудника. (Показатель производительности труда).

Д. Показатели работы с товаром (АВС и XYZ анализ)
· Цель: оптимизация ассортиментной матрицы.

· Суть: Деление товаров на группы А (самые прибыльные — 80% оборота), В (средние — 15%), С (остальные — 5%). XYZ анализ делит товары по стабильности потребления. Это основа для формирования неснижаемого запаса и закупок.

Шаг 3. Проведение факторного анализа

Самое интересное и необходимое, это понять, почему показатель изменился.

· Например: Выручка выросла на 10%. Хорошо? Нужно проверить: за счет роста цен или за счет роста количества покупателей (трафика)? Если за счет цен, а покупателей стало меньше, это тревожный сигнал (скоро упадет и выручка).

Шаг 4. Визуализация и регулярность

· Как лучше выполнить: недостаточно посчитать один раз. Воспользуйтесь дашбордами, где ключевые показатели будут обновляться автоматически и отображаться графиках.

· Регулярность:
  · Оперативный анализ (продажи, остатки) - ежедневно.
  · Тактический (оборачиваемость, структура ассортимента) - ежемесячно.
  · Стратегический (рентабельность бизнеса в целом, динамика доли рынка) - ежеквартально или раз в полгода.

Типичные ошибки при оценке

Чтобы ваш анализ был полезным, избегайте этого:

1. Анализ ради анализа. Считать показатели, но не принимать по ним решений. Цифры ради цифр - бесполезная трата времени.
2. Сравнение теплого с мягким. Сравнивать показатели своей аптеки в центре города с аптекой в спальном районе без поправки на трафик и средний чек.
3. Игнорирование сезонности. Сравнивать январь (спад после праздников) с декабрем (пик продаж) - некорректно. Всегда сравнивайте год к году.
4. Забывать про маркировку. При расчете оборачиваемости и товарных остатков нужно четко разделять товар, который уже выведен из оборота (продан), и тот, который ждет продажи.

Как программа М-АПТЕКА плюс помогает в оценке основных показателей эффективности аптеки

ABC и XYZ анализ

Данный отчет позволяет анализировать товары аптеки по трем направлениям:

• ABC-анализ - ранжирует товары по их вкладу в общую выручку или прибыль. Он отвечает на вопрос: «Какие товары самые важные для финансового благополучия аптеки?». Метод основан на принципе Парето (правило 80/20).
• XYZ-анализ классифицирует товары по стабильности их потребления и возможности прогнозирования спроса. Он отвечает на вопрос: «Насколько предсказуем спрос на этот товар?».
• Совмещение ABC и XYZ анализов для получения оптимального результата для выстраивания стратегии управления закупками и запасами.

Отчёты по товарным категориям

Отчет позволяет анализировать ассортимент в разрезе товарных категорий для дальнейшей работы: формирование ассортиментные матрицы, оптимизации ассортимента, применение более гибкие методы ценообразования, разработок маркетинговых активностей и другие.

Отчеты по товарным категориям дают максимальную информацию по товарам в разрезе классификаторов:

• Наименование товара
• Количество проданных упаковок
• Сумма и % РН
• ТО в закупочных и розничных ценах, руб.
• Сумма скидки, руб.
• ABC анализ
• МНН
• И другие параметры – конкретный список показателей зависит от выбранного отчета

Отчет к зарплате сотрудника

Отчет отображает основные показатели работы аптечной организации по различным параметрам:

 

Возраст остатков

Данный модуль позволяет проанализировать остатки аптеки, наложив на них различные фильтры и механизмы отбора. В данной форме можно гибко настроить отображение колонок, их порядок, задать сортировку и т.д.

Возраст остатков особенно удобен тем, что с остатками можно выполнять необходимые действия: 

• переоценка
• списание
• возврат и другие

непосредственно из модуля, в автоматическом режиме.

Например, аптека может вывести партии товаров, которые находятся на остатках больше года, отсортировать их по закупочной цене, выбрать самые дорогостоящие товары и переоценить их нажатием одной кнопки. Для удобства пользователей можно задать подсветку партий с истекающим сроком годности, чтобы обратить на них особой внимание.

Отчет для оценки эффективности ценообразования со сглаживанием наценки

При работе в программе М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека пользователи могут выбрать один из 2 вариантов ценообразования: 

• ПО КАТЕГОРИЙНОМУ МЕНЕДЖМЕНТУ (3 уровня)
• СГЛАЖЕННОЕ ЦЕНООБРАЗОВАНИЕ

Чтобы принять взвешенное решение и понять, какое ценообразование будет предпочтительнее именно для вашей аптечной организации, пользователи программы М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека могут использовать данный отчет.  Отчет позволяет оценить, какое влияние на розничные цены окажет включение сглаженного ценообразования. Например, в примере выше рост розничной наценки только в 2 товарных группах может составить почти 700 рублей за 1 день продаж.

Дашборд от АйТи-Аптека

Дашборд от АйТи-Аптека - это интерактивная аналитическая панель, отображающая обобщенную информацию по различным параметрам работы аптеки. На одном экране расположены все ключевые метрики, показатели цели или процессов.

Дашборд от АйТи-Аптека позволяют:

• увидеть реальные проблемы и точки роста
• управлять каждым бизнес-процессом
• контролировать выполнение поставленных задач
• мотивировать персонал
• разрабатывать стратегии развития

Это только небольшая часть аналитических отчетов в программе М-АПТЕКА плюс! Узнать обо всех возможностях программы можно на нашей бесплатной презентации!

Либо прямо сейчас вы можете посмотреть видео о других возможностях программы М-АПТЕКА плюс: