При этом ни для кого не секрет, что фонд заработной платы является самой затратной статьей расхода при управлении компанией. Поэтому основной целью при разработке материальной системы мотивации персонала в аптеках является, с одной стороны, предоставить реальную возможность сотрудникам увеличить свою заработную плату, но с другой — уменьшить или стабилизировать издержки на выплаты и содержание фонда оплаты труда. Именно достижение этого баланса и считается правильно разработанной системой мотивации персонала в аптеках.
Одна из эффективных систем мотивации для аптек – система мотивации по ключевым показателям эффективности (KPI).
KPI — это показатели, определяющие эффективность работы того или иного сотрудника или компании в целом, т.е. насколько они удачно функционируют, достигают ли поставленных целей.
Ключевые показатели эффективности позволяют оценить эффективность выполняемых действий.
Их можно применять как для оценки работы всей компании, ее отдельных подразделений так и конкретных сотрудников аптеки. Условие работы показателя — возможность его измерения.
Пять аргументов в пользу применения системы KPI в мотивации персонала:
1) 100%-ая ориентация на результат – сотрудник получает вознаграждение за достижение результата и за выполнение работ, которые должны привести к результату;
2) Управляемость – позволяет корректировать направленные усилия сотрудников без серьезной модификации самой системы при изменении ситуации на рынке;
3) Справедливость — достойная оценка вклада сотрудника в общий успех компании и справедливое распределение рисков (между сотрудником и компанией) в случае неуспеха;
4) Понятность — сотрудник понимает, за что компания готова его вознаграждать; компания понимает, за какие результаты и сколько она готова заплатить;
5) Неизменность – любой сотрудник выстраивает свою работу в соответствии с системой мотивации. Если в определенный момент система меняется, то часть усилий сотрудника уходит впустую. Компания определяет «правила игры» для сотрудников, и если вдруг решит спонтанно их поменять, то лишится доверия «игроков».
Основная концепция системы ключевых показателей эффективности в аптечной организации заключается в четком и формализованном определении основных факторов, определяющих результаты деятельности, их детализации для каждого уровня управления и постановке конкретных задач для конкретных сотрудников, обеспечивающих их выполнение.
Каждому показателю эффективности должна соответствовать цель, которую с помощью одного или нескольких показателей возможно будет достичь, т.е. показатели KPI определяют конечную цель компании.
Цель – это ответ на вопрос: «что вы хотите достичь, внедряя систему мотивации по KPI».
К основным целям можно отнести:
- Увеличение общего товарооборота (выручки)
- Увеличение маржинального дохода (реализованной наценки)
- Увеличение товарооборота по маркетинговым товарам
- Увеличение оборачиваемости товарных запасов
- Уменьшение дефектуры, неликвидов
Как правило, в каждой аптечной организации – своя уникальная система мотивации, важно, чтобы программа для автоматизации имела возможность гибко подстроиться под потребности аптеки. В частности, в программе М-АПТЕКА плюс есть встроенный модуль для создания системы мотивации персонала по KPI
Данный модуль позволяет устанавливать планы, отслеживать их выполнение и автоматически начислять бонусы по следующим параметрам:
- Средний чек.
- Проценты дефектуры по товарам групп A,B и C.
- Количество чеков.
- Количество позиций в чеке.
- Оборачиваемость товарного запаса в днях.
- Товарооборачиваемость.
- Товарооборот - сумма по чекам в розничных ценах за минусом скидок.
- Валовая прибыль: сумма по чекам в розничных ценах за минусом скидок и минус сумма по этим чекам в закупочных ценах
- Баллы за каждый проданный товар из группировок.
- Сумма реализованной наценки по проданным товарам из группировок
Модуль для системы мотивации по KPI в ПО М-АПТЕКА плюс состоит из нескольких элементов. Каждый элемент предназначен для выполнения определенных задач:
Экран ввода и настройки показателей мотивации – инструмент настройки и моделирования показателей. В этом инструменте будут вводиться плановые показатели КРI и рассчитываться предварительная премиальная часть.
Отчет по мотивации KPI – отчет, отражающий фактические данные за период по показателям в разрезе подразделений, сотрудников. Предназначены для оценки выполнения планов по показателям, расчёта ЗП, оценки работы каждого сотрудника и т.д.
Калькулятор KPI для первостольника - позволяет оперативно отслеживать назначенные плановые показатели, фактическое выполнение и начисленный бонус.
Подробно о работе модуля KPI в ПО М-АПТЕКА плюс – в наших видео:
Алгоритм внедрения системы мотивации в аптеках по системе KPI состоит из следующих этапов:
1. Формулирование целей компании.
2. Определение набора показателей в зависимости от типа должности сотрудника.
3. Выставление плана по каждому показателю KPI
4. Предварительный расчет премии за выполнение плана по показателям KPI.
5. Ввод данных и настройка показателей для настройки системы мотивации в ПО М-АПТЕКА плюс.
6. Обучение сотрудников компании.
6. Контроль выполнения показателей с помощью модулей и системы отчетности в ПО М-АПТЕКА плюс
1. Формулирование целей компании и определение набора показателей в зависимости от типа должности сотрудника.
Перед первостольником, заведующим аптекой, сотрудниками офиса стоят разные цели, следовательно, будут различаться мотивационные схемы и набор показателей KPI, планы и схема расчета премиальной части ЗП.
Поэтому, в первую очередь необходимо определить ключевые показатели эффективности (KPI) для должности, исходя из целей, поставленных для данного уровня организационной структуры.
2. Выставление планов по показателям KPI.
После того, как был определен набор показателей KPI для каждой должности в зависимости от цели компании, необходимо рассчитать и установить планы по каждому показателю KPI за выполнение, перевыполнение или недостижение плановых показателей по каждому KPI и установить бонус за их выполнение.
Планы разрабатываются в целом по организации по каждому выбранному показателю КРI и затем распределяются для каждого сотрудника компании в зависимости должности. Разработка планов может основываться на модели развития компании на несколько лет, учитывать фактор сезонности, зависеть от количества работающих сотрудников, отведенный размер ФОТ, а также фактические значения показателей за прошлые периоды. Разработка планов на будущий период – это задача руководителя или сотрудника, отвечающего за управление финансами в компании. Не существует универсальной модели по формированию планов, т.к. эта работа зависит от многих внешних и внутренних факторов.
Если ваша аптека уже работает на ПО М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека, то модуль для мотивации по системе KPI входит в эталонную версию программы и есть в вашей М-АПТЕКА плюс.
Если вы не являетесь нашим клиентов, но хотите больше узнать о ПО М-АПТЕКА плюс, напишите или позвоните нам!
Автор: Директор по развитию ГК АйТи-Аптека Сидорова Дарья Валентиновна