Как правило, большинство современных программ для аптек предполагают определенную степень автоматизации заказа товара у поставщиков. Возможно, ваша программа умеет рассчитывать потребность и заказывать товар в полностью автоматическом режиме, или на каком-то этапе ей нужна ваша помощь – выгрузить и загрузить данные в сводник, например, и нажать кнопку "Отправить". Казалось бы, очень удобно, огромная экономия времени! Но тем ни менее, многие аптечные организации делают заказ поставщика по старинке, практически вручную. Если говорить о небольших одиночных аптеках, то в них количество заявок поставщикам, в которых из всех возможных средств автоматизации используется только сводный прайс-лист, доходит до 90%. Возникает резонный вопрос – почему? Почему заведующий аптекой половину своего рабочего дня занимается рутиной, которую можно легко сократить до 15-20 минут в день? Ответов, как правило, два: недоверие к программе (я лучше знаю) и негативный опыт.
Откуда берется негативный опыт заказа товара у поставщиков с помощью автоматизации (частичной или полной) мы все прекрасно знаем: несколько неудачных заказов и дальнейшие связанные с этим проблемы быстро отбивают желание двигаться в данном направлении.
Давайте подумаем, как подготовиться к заказу поставщикам так, чтобы результат не разочаровал.
1. Нужно навести порядок в номенклатурном справочнике аптеки. Согласитесь, наличие на остатках и в справочнике дублей делают автоматизацию заказа практически невозможной. Если все оставить, как есть, программа с радостью закажет тот же парацетамол во всех вариациях вашего справочника, или не закажет ничего, или не то.
Пример корректного справочника здесь.
2. Настроить единое информационное пространство с поставщиками. Ваша аптека может использовать свои наименования товаров, поставщики – другие, у вас может отличаться логика построения наименований, например, производитель в вашем справочнике вынесен в отдельное поле, а у поставщика – включен в наименование или наоборот. Подобные нестыковки быстро переводят заказ в ручной режим.
3. Определиться с ассортиментной матрицей аптеки.
Часто аптеки при формировании заказа в качестве алгоритма расчета потребности используют только информацию о средне-дневной реализации, и именно с этим связано самое большое количество негативных последствий: в продажи может попасть «случайный» товар или товар под заказ, если какой-то позиции какое-то время не было на остатках аптеки (и товар не продавался), то он и не будет заказываться, именно поэтому данный алгоритм лучше не использовать как основной или единственный.
Сформированная ассортиментная матрица на основе товарных категорий – самый простой и эффективный способ учесть все нюансы продаж аптеки. Как сформировать ассортиментную матрицу можно узнать здесь
Попробуйте начать с этих шагов, и вы сможете не только качественно и быстро делать заказ поставщикам, но и оптимизировать другие бизнес-процессы аптеки. Заказ поставщикам не должен отнимать половину вашей жизни на работе! Надеемся, наши советы помогут вам оптимизировать заказ и дадут возможность тратить свое рабочее время на то, что автоматизировать нельзя: узнать, что творится у ваших конкурентов и придумать что-то лучше, выстроить нормальный график для своих сотрудников, найти время на полноценный обед, наконец!