Автозаказ - это формирование заказа поставщикам с автоматическим решением следующих задач:
- расчет потребности/дефектуры (ответ на вопрос: что заказать и в каком количестве)
- распределение потребности по поставщикам (ответ на вопрос: у кого заказать)
Что необходимо для автозаказа?
1. Корректный аптечный справочник, а именно:
- справочник аптеки должен вестись централизованно квалифицированными специалистами
- справочник должен ежедневно обновляться и дополняться из актуальных источников
- наименования товаров заводятся по единым стандартам
- в справочнике нет дублей
то автозаказ будет не возможен.
2. Единое информационное пространство с поставщиками: аптека и поставщики должны говорить на одном языке и понимать друг друга для предотвращения ситуаций, когда аптека заказывает, например, Найз в таблетках, а получает бинты.
3. Предустановленные алгоритмы для расчета потребности. Как правило, используется какой-то из двух алгоритмов или их сочетание:
- по неуменьшаемым остаткам или по ассортиментной матрице (по МИН/МАКС)
- по среднедневной реализации (по статистике продаж)
5. Актуальные прайс-листы поставщиков в аптечном ПО. Прайс-листы должны обновляться с той же периодичностью, с которой их обновляет поставщик.
Можно ли изменить заказ, рассчитанный программой?
Как правило, в современных программах автоматизации коррекция заказа до отправки поставщикам возможна. В частности, если вы работает в ПО М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека, вы можете изменить количество товара для заказа, отказаться от заказа какой-либо позиции, сменить поставщика и выполнить другие операции по изменению заказа.
Возможен ли 100% автозаказ без участия человека?
Да, полностью автоматический заказ поставщикам без участия человека возможен, и данный инструмент может быть вполне работоспособным, если аптека выполнила все условия, необходимые для автозаказа. Полностью автоматический заказ часто используют крупные аптечные сети либо аптеки в период отсутствия заведующего аптекой.
Есть ли смысл в автозаказе для одиночной аптеки или небольшой сети?
Часто одиночные аптеки или небольшие сети даже не рассматривают вариант с автозаказом, и на наш взгляд, напрасно. Автозаказ может существенно сэкономить время на заявку: самая трудоемкая часть работы - выбор товаров, необходимых для заказа, у оптимальных поставщиков будет выполнена программой, ответственному лицу аптеки останется лишь проверить заказ перед отправкой и внести коррективы, если потребуется.
Какие варианты заказа поставщикам есть в программе М-АПТЕКА плюс?
В программе М-АПТЕКА плюс доступны 3 варианта формирования заказа поставщикам:
- автозаказ с контролем и коррекцией расчетов программы
- 100% автозаказ без участия человека
- заказ товара в встроенном сводном прайс-листе (как правило, используется для дозаказа одиночных позиций или на начальных этапах работы)
Программа М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека работает на Едином Ассортиментом Справочнике (ЕАС). ЕАС консолидирован со всеми справочниками фармдистрибуторов в РФ. В рамках сотрудничества Компания АйТи-Аптека предоставляет услуги мэппинга справочников поставщиков к ЕАС на регулярной основе, поэтому никаких действий по гармонизации справочника и установлению единого номенклатурного пространства с поставщиками аптеке выполнять не нужно.
Также в программу М-АПТЕКА плюс в рамках ежемесячного обслуживания регулярно загружаются и обновляются прайс-листы поставщиков, с которыми работает аптека. Прайс-листы обновляются с той же периодичностью, с которой их обновляет поставщик.
Все, что нужно сделать нашим клиентам - это определиться с алгоритмом расчета потребности и основными настройками сеанса заказа, и, если выбран алгоритм расчета потребности по минимальным и максимальным остаткам, заполнить соответствующую матрицу.
Какие алгоритмы расчета потребности есть в программе М-АПТЕКА плюс?
В программе два встроенных алгоритма расчета потребности, адаптированные под особенности аптечного ритейла:
- по неуменьшаемым остаткам или по ассортиментной матрице (по МИН/МАКС) - при расчете программа сверяет установленный пользователем минимальный остаток по каждой позиции с текущим, и если он ниже минимального значения, рассчитывает потребность, как разницу между текущим остатком и максимальным значением.
- по среднедневной реализации (по статистике продаж) - при расчете потребности по средне-дневной реализации программа анализирует продажи товара за указанный пользователем период, определяет среднее значение и умножает его на количество дней запаса.
Ранее работали в другой программе и у нас был негативный опыт работы с автозаказом - приходил не тот товар, была затоваренность аптеки и другие проблемы. Как можно этого избежать, работая с автозаказом в М-АПТЕКА плюс?
Давайте разберемся, почему возникают такие проблемы.
Пришел не тот товар - данная ситуация возникает тогда, когда сделана неверная привязка между справочником аптеки и прайс-листом поставщика. Для пользователей программы М-АПТЕКА плюс такие привязки делаются централизованно специалистами компании АйТи-Аптека.
Товар приходит не в том количестве - возможные причины:
- не учитываются товары в пути
- расчет в автозаказе выполнился с учетом всплеска продаж и интернет-заказов (Аптека.ру, Здравсити и др)
- некорректные настройки сеанса заказа
- программа может учесть товары в пути (товары, которые уже заказаны в аптеку, но пока не пришли)
- настройки автозаказа могут исключать из расчетов товары интернет-заказов или иных группировок, которые создал пользователь
- для устранения ошибок из-за всплесков продаж можно использовать алгоритм расчета потребности по минимальным и максимальным значениям
Как программа выбирает поставщика, у которого будет заказан товар? Как выполняется контроль сроков годности и других параметров?
При выборе оптимального поставщика учитываются несколько параметров:
- Минимальная цена
- Минимальная партия товара
- Срок годности
- Остатки товара у поставщика
- Минимальная сумма заказа, на которую отгружает поставщик
- Индивидуальные настройки заказа (списки исключения товаров из заказа, приоритеты поставщикам и т.д.)
Для дополнительного визуального контроля результатов работы заказа во время составления заказа можно пользоваться различными фильтрами, с помощью которых будут отображаться выбранные списки позиций для анализа и корректировки.
В любой момент времени можно посмотреть информацию, какому поставщику и на какую сумму сделан заказ, а также откорректировать количество заказанного товара у данного поставщика, обнулить заказ, либо изменить поставщика.
Автозаказ в М-АПТЕКА плюс может гибко настроиться под потребности именно вашей аптеки. Полное описание функционала для клиентов компании - в нашей справочной системе ХЭЛП.
Если ваша аптека еще не работает в ПО М-АПТЕКА плюс, то мы готовы ответить на все вопросы как об автозаказе в программе М-АПТЕКА плюс, так и обо всех преимуществах ПО М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека! Напишите или позвоните нам!
Возможно, вас заинтересуют другие возможности нашей программы:
