В настоящее время, практически не существует аптек, в которых практикуются выплаты сотрудникам исключительно фиксированной заработной платы, без дополнительных премий или бонусов. Ни для кого не секрет, что фонд заработной платы является самой затратной статьей расхода при управлении любой Компанией. Поэтому, основной целью при разработке материальной системы мотивации персонала в аптеках является, с одной стороны, предоставить реальную возможность сотрудникам увеличить свою заработную плату, но, с другой стороны, уменьшить или стабилизировать издержки на выплаты и содержание фонда оплаты труда. Именно достижение этого «баланса» и считается правильно разработанной системой мотивации персонала в аптеках.
Алгоритм внедрения системы оплаты труда в аптеке состоит из нескольких этапов:
- Определение стратегических целей Компании.
- Определения набора задач и зон ответственности каждого сотрудника.
- Непосредственно проектирование и разработка системы мотивации
- Внедрение системы мотивации и премирования
- Контроль внедрения и выполнения новой системы
- Анализ и корректировка.
Основные требования, которые предъявляют к системе мотивации персонала в аптеках следующие:
1. Измеримость - возможность количественно измерить оцениваемые показатели.
2. Эффективность - система мотивации должна удовлетворять потребностям Компании и сотрудников максимально в полном объеме.
3. Стабильность - не должно быть резких колебаний в выплатах переменной части заработной платы, вне зависимости от сезона работы аптеки, внесенных изменений в параметры расчета при начислении ЗП и др.
4. Простота - сотрудники аптеки должны полностью разбираться и понимать смысл методов расчета показателей и итоговой суммы заработной платы. Поэтому, важно не использовать слишком сложных схем мотивации, объемных формул расчета, большого количества оцениваемых показателей, которые учитываются при расчете переменной части заработной платы.
5. Прозрачность - каждый сотрудник аптеки должен иметь возможность наглядно видеть, каким образом рассчитывается его итоговая заработная плата и с помощью встроенных инструментов в программное обеспечение смог самостоятельно автоматически рассчитать свою заработную плату на текущий момент своей рабочей деятельности.
Соответствие системы мотивации вышеуказанным требованиям являются ключевыми факторами успеха в управлении трудовыми ресурсами аптечной организации.
На сегодняшний день существует огромное количество различных моделей материальной мотивации персонала аптек, которые обеспечивают достижения различных целей аптечной организации.
Так или иначе, основная цель деятельности аптечной организации – получение максимальной прибыли, следовательно, система мотивации должна быть построена таким образом, чтобы при имеющихся трудовых ресурсах мотивировать сотрудников на продажи наиболее доходных позиций аптечного ассортимента.
Кроме того, что для начала нужно разработать систему мотивации персонала, подходящую конкретной аптечной организации с учетом специфики ее деятельности и кадров, перед непосредственным внедрением новой или измененной системы мотивации необходимо также объяснить суть и «выгодность» системы мотивации каждому сотруднику Компании, обозначить ее возможности и целесообразность.
При выборе показателей премирования для определенных категорий работников, прежде всего, следует учитывать задачи, стоящие перед тем или иным сотрудником аптеки, от выполнения которых и зависит общий финансовый результат деятельности Компании.
Рассмотрим один из примеров системы мотивации первостольников в аптеках.
Структура смешанной системы мотивации персонала в аптеках, направленная на увеличение товарооборота и суммы валового дохода следующая:
ЗП=Оклад + Премиальная часть + Бонусная часть
Оклад (фиксированная часть) - сумма постоянной части заработной платы, которая устанавливается сотрудникам аптеки в рамках утвержденного бюджета Компании в соответствии с квалификацией и должностью сотрудника. Рассчитывается с учетом нормачасов, установленных в соответствии Законодательством РФ и фактически отработанного времени сотрудника в месяц. (Не следует путать с МРОТ - официально устанавливаемый государством минимальный уровень оплаты труда на предприятиях).
Премиальная часть – установленный и утвержденный руководителем Компании процент от ключевых показателей эффективности работы сотрудников: общего товарооборота по аптеке, выручки конкретного сотрудника за отчетный период, суммы валовой прибыли аптеки или отдельного сотрудника.
Бонусная часть – установленная сумма вознаграждения за выполнение планов по показателям KPI:
- Сумма среднего чека
- Количество чеков
- Наполняемость (ёмкость) чека
- Дополнительные задачи (стандарты обслуживания, качество работы, выполнение планов по дополнительным проектам и др.)
Пример №1 Таблица расчета КВП – коэффициента выполнения планов по ТО или ВП:
|
Уровень выполнения плана |
Значение коэффициента |
Определение показателя |
|
От 0 до 90% |
0,0 |
Факт ТО или ВП / План ТО или ВП < 90% |
|
От 90% до 95% |
0,9 |
Факт ТО или ВП / План ТО или ВП < 95% |
|
От 95% до 100% |
0,95 |
Факт ТО или ВП / План ТО или ВП > 95% |
|
От 100% до 105% |
1,0 |
Факт ТО / План ТО или ВП > 100% |
|
От 105% до 110% |
1,05 |
Факт ТО / План ТОили ВП > 105%
|
|
От 110% до 110% |
1,10 |
Факт ТО / План ТО или ВП > 110%
|
Формула расчета премиальной части заработной платы будет следующая:
Премиальная часть = %Премии * ИВП сот. и/или ИТО сот. *КВП, где:
% Премии - установленный руководителем аптечной организации процент премии от индивидуальной суммы валовой прибыли и/или товарооборота:
ИВП сот. – размер валовой прибыли, зарегистрированный на конкретного сотрудника.
ИТО сот - размер товарооборота, зарегистрированный на конкретного сотрудника
КВП – коэффициент выполнения плана.
Важно отметить, что % Премии значение не постоянное и должно варьироваться в зависимости от следующих факторов:
- Категории аптеки по товарообороту и/или валовой прибыли.
- Сезона – в летний период, как правило, % премии увеличивается, т.к. покупательская способность уменьшается и товарооборот аптек снижается. И, наоборот, в периоды сезонного роста продаж % премии изменяется в меньшую сторону.
- Типа аптеки - для новых аптек, а также находящихся в окружении большого количества конкурентов, в сельской местности или имеющих особую специфику - устанавливают индивидуальный процент премии, который утверждает руководитель аптечной организации.
При этом, если при начислении премиальной части заработной платы одновременно учитывать показатели эффективности работы сотрудников - товарооборот и сумму валовой прибыли, которую сотрудник «заработал» за отчетный период, то каждому из этих показателей задается вес, который определяется исходя из целей, поставленных для подразделения или конкретного работника.
Пример №2 Таблица расчета КВЗ – коэффициента выполнения задач по показателям KPI:
|
Уровень выполнения плана |
Значение коэффициента |
Определение показателя |
|
От 0 до 60% |
0,0 |
Выполнение сотрудником поставленных задач и соблюдение сроков на уровне менее 60% (недопустимо) |
|
От 60% до 80% |
0,6 |
Выполнение сотрудником поставленных задач и соблюдение сроков на уровне 60-80% |
|
От 80% до 95% |
0,9 |
Выполнение сотрудником поставленных задач и соблюдение сроков на уровне 80-90% |
|
От 95% до 100% |
1,0 |
Выполнение сотрудником всех поставленных задач в установленные сроки (достижение целевого значения) |
|
От 100% до +120% |
1,1 |
Перевыполнение сотрудником всех поставленных задач в установленные сроки более, чем на 10% |
Формула расчета бонусной части заработной платы будет следующая:
Бонусная часть = Бонус*КВЗ, где:
Бонус - установленная руководителем аптечной организации сумма вознаграждение за конкретный показатель KPI.
КВЗ – коэффициент выполнения задач.
Количество показателей и виды KPI зависят от занимаемой должности и уровня квалификации сотрудника. Например, для первостольников оптимальным количеством показателей KPI является не более трех основных, которыми сотрудник действительно может управлять: средний чек, количество чеков, наполняемость чека. Аналогично предыдущим рассматриваемым показателям эффективности работы сотрудников, если в системе учитываются несколько показателей KPI , то каждому показателю задается вес, отражающий значимость его влияния на общий результат.
Преимуществом использования показателя КВЗ заключается в том, что можно их изменять в зависимости от целей Компании, а их вес, т.е. значимость для Компании, отразить в коэффициентах.
Но самым важным для эффективной работоспособности системы мотивации является предоставление сотрудникам аптеки инструментов, позволяющие достигать поставленные цели перед ними – ориентироваться на более высокомаржинальные товары при продаже и специальные встроенные модули в программное обеспечение, автоматически рассчитывающие ЗП «не отходя от кассы».
Мир информационных технологий не стоит на месте. На сегодняшний день существуют инновационные инструменты автоматического расчета заработной платы – онлайн-калькуляторы с уже встроенной системой мотивации сотрудников аптек в различных конфигурациях.
Основная цель встроенных онлайн-калькулятор заработной платы состоит в том, чтобы сотрудники первого стола смогли автоматически рассчитать свою заработную плату на текущий момент работы и, таким образом, определить направления дальнейших действий – на какие показатели необходимо «поднажать», чтобы в итоге увеличить свою заработную плату.
Онлайн-калькуляторы расчета заработной работают следующим образом:
В программном обеспечении создаются специальные справочники и таблицы, в которые заносится информация: планы по показателям сотрудников или аптеке, параметры расчета КВЗ и КВП, значения бонусов по KPI, установленные проценты премии и суммы бонусов, коэффициенты корреляции и прочие данные, на которые будет ссылаться программа при расчете результатов. Такая информация заносится один раз в месяц руководителем аптеки или менеджером по персоналу в офисе аптечной сети в рамках согласованного бюджета Компании.
Сам онлайн-калькулятор вызывается непосредственно с рабочего места первостольника с помощью специальной горячей клавиши. После ввода всех необходимых справочных параметров, сотрудник первого стола выбирает свое ФИО в модуле, нажимает кнопку «Посчитать зарплату». Если все параметры введены, и справочники содержат все необходимые данные, то в статусной строке появится сообщение «Выполняется расчет. Ожидайте...», в противном случае программа либо выдаст сообщение «Обратитесь к заведующей аптекой для занесения в справочник параметров...», либо в статусной строке выведется «Не заполнено одно из полей». В случае, когда вся необходимая справочная информация введена верно, выводится итоговое окно с расчетом заработной платы:
Выбранные структура, внешний вид и формат имеет огромное значение при разработке калькулятора заработной платы:
- калькулятор ЗП должен быть оптимальным по размеру и не занимать при его выводе всю рабочую область в торговом терминале, чаще всего рекомендуют использовать размер 574*457 пикселей (при стандартном размере монитора).
- в окне модуля не должно отображаться слишком много информации, которая хранится в справочных таблицах в программном обеспечении. Чем меньше будет отображаться показателей – тем проще первостольникам будет ориентироваться и понимать из чего складывается его заработная плата и на какие параметры он еще может повлиять.
- цветовая гамма модуля и строк с выводимой информацией должна быть выполнена в теплых и спокойных тонах, чтобы не раздражать глаза сотрудников при работе с ним. Рекомендуется использовать не более трех цветов, при этом, более яркими тонами отображать наиболее важные и интересные пользователю строки с данными – расчетные итоги заработной платы.
- допускаются строки с ручным вводом данных, например, количество отработанных часов, т.к. график сотрудников аптеки часто меняется и запланированное количество часов работы может измениться в большую или меньшую сторону. Однако, большинство всех показателей должно рассчитываться автоматически, исходя из заполненных справочных таблиц с данными, поэтому, правильность расчета заработной платы сильно зависит от корректности заполненных справочников в ПО.
Визуализация расчетов заработной платы с помощью встроенного в программное обеспечение онлайн-калькулятора является мощным инструментом мотивации сотрудников аптеки, благодаря которому первостольники в режиме реального времени могут оценить свои показатели и факты выполнения поставленных планов перед ними, отслеживать динамику изменений и определить направления, в которых необходимо активно работать.
Автор: Дарья Сидорова, руководитель консалтингового направления компании Pharma-Expert.ru