Какие скрытые внутренние проблемы могут быть в аптеке?
1. Отсутствие понимания проблемных зон по бизнес-блокам
Основные причины, почему руководство аптеки может не знать о проблемных зонах, это:
- отсутствие диагностики и контроля бизнеса по всем участкам
- умалчивание и сокрытие проблем ответственными лицами по различным причинам
Можно легко понять руководителя, который считает, что достаточно нанять грамотный персонал, и далее сотрудники будут просто выполнять поставленные задачи. Увы, так это не работает. Даже самый замотивированный и ответственный работник в отсутствии контроля рано или поздно начнет халтурить – зачем работать хорошо, если руководству все равно?
Также возможны ситуации, когда сотрудник истолковывает задачу иначе, чем руководитель, например, заведующий аптекой повышает выручку за счет оборота, а не прибыли.
Регулярный контроль всех участков бизнеса позволит не только выявить проблемные зоны, но повысить мотивацию работников, а также выявить случаи сокрытия проблем.
Как правило, система контроля имеет 2 направления: персонал и показатели работы аптеки.
Для эффективного контроля показателей работы желательно составить план: какие показатели проверять и с какой периодичностью.
Примерный список показателей для контроля бизнес-процессов аптеки:
- выручка
- прибыль (валовая, с упаковки и средней с чека)
- наценка до вычета скидок и её процента
- средние значения сумм чеков
- процент рентабельности
- сумма товарных запасов в закупочных и розничных ценах
- общая сумма, заложенная в неликвидах и другие
Для контроля работы сотрудников удобно использовать инструменты KPI – процент выполнения установленных плановых показателей покажет, кто из ваших подчиненных работает эффективно, а кто – отбывает время.
Кстати, если сотрудники скрывают проблемы в работе от руководства, это хороший повод задуматься – почему так происходит? Как правило, причин несколько:
- слишком серьезные санкции за проступки
- злой умысел – сотрудник пытается получить какую-то свою выгоду.
К сожалению, не редки ситуации злоупотреблений со стороны сотрудников, которые негативно сказываются на общей работе аптеки:
- банальное воровство товара или денежных средств
- злоупотребление скидками
- махинации с бонусными баллами
- продажа товаров с истекшим сроком годности и др.
Регулярный контроль всех бизнес-процессов поможет либо свести такие ситуации к минимуму, либо вовремя их выявлять.
Программа М-АПТЕКА плюс дает возможность контролировать все бизнес-процессы аптеки с помощью отчетов и блока аналитики. В программе более 150 отчетов, и их список постоянно пополняется.
Вот некоторые из отчетов:
2. Некорректная стратегия развития компании или ее отсутствие
Стратегия развития компании - это долгосрочное планирование, к чему стремится предприятие в перспективе. Часто организации даже не задумываются о стратегии, полностью сосредоточившись лишь на получении прибыли. Это может привести к хаотичному движению в разных направлениях с пустой тратой денежных средств и времени. Именно стратегия позволяет определить необходимые средства для достижения цели и грамотно распределить ресурсы.
Важно донести до сотрудников цели и задачи компании. За кажущейся одинаковостью аптек могут стоять совершенно разные ценности и стремления, и ваши сотрудники должны знать, в каком направлении им необходимо двигаться.
3. Проблемы с персоналом
Как правило, основные проблемные моменты, это:
- дефицит кадров, который приводит к перегрузке существующих работников и их выгоранию
- недостаточная квалификация сотрудников, отсутствие или редкое обучение с целью повышения квалификации работников
- неэффективная/непрозрачная система мотивации или ее отсутствие
- неграмотное распределение зон ответственности сотрудников в рамках аптечной сети
- отсутствие регламентов, инструкций по работе с основными рутинными процедурами (работа с неликвидами, сроковыми позициями и т.д
Задача руководителя – правильно расставить приоритеты и прекратить зарплату заведующего человеку, который большую часть рабочего времени фактически работает оператором: вручную набивает заявки поставщикам, делает привязки, расценку и т.д.
Данные операции однозначно должны быть автоматизированы, а заведующий должен заниматься персоналом, аналитикой, ассортиментом аптеки, выкладкой и другими аспектами, которые определены в задачах стратегического развития.
Как свести к минимуму ручную работу заведующего аптекой можно узнать из наших статей:
- Как перестать делать заказ руками?
- Аналитика в аптеках
- Мотивация персонала
- Выкладка в аптеке - 5 неочевидных приемов для увеличения продаж и другие статьи на нашем сайте
4. Игнорирование современных тенденций развития рынка и нежелание что-то менять
Фармацевтический рынок – один из самых консервативных. Фарма (в т.ч. из-за особенностей законодательства) одна из последних и неохотно осваивает онлайн-продажи. А ведь выход в Интернет не только гармонично дополняет классическую аптеку, но и при грамотной реализации помогает ее развитию и увеличивает выручку. Средний чек Интернет-продаж в несколько раз превышает чек классической аптеки – около 1 500 руб.
В программе М-АПТЕКА плюс доступна работа со всеми видами Интернет-сервисов:
- собственный сайт аптеки, где посетитель видит только предложения вашей аптечной организации.
- работа с маркетинговыми союзами:
- сайты-агрегаторы (справки), объединяющие предложения нескольких аптек для получения информации о цене и наличии препарата.
- сервисы для заказа и резервирования товаров
Представляем Вашему вниманию также другие инструменты в ПО М-АПТЕКА плюс:
