Оптимизация товарных запасов в 2 клика - это возможно!

Однако, как показывает опыт, во многих аптеках этому вопросу уделяется недостаточное внимание, а систематические методы управления ассортиментом либо отсутствуют, либо неэффективны.

Почему анализ товарных запасов так важен?

Каждый рубль, вложенный в запасы, представляет собой замороженные финансовые ресурсы, которые можно было бы использовать для развития бизнеса, инвестиций или других целей. Избыточные запасы требуют либо собственных, либо заемных средств и приводят к альтернативным затратам - упущенной прибыли от неиспользования капитала. Чем дольше товар находится на полке, тем больше убытков несет аптека. 

В фармацевтике проблема запасов особенно актуальна из-за ограниченного срока годности лекарственных препаратов. Если товар не был реализован в течение срока годности и подлежит списанию, он не только не приносит прибыли, но и становится прямым убытком для аптечной организации. Аналитика позволяет контролировать эту ситуацию, выявлять излишки товарных запасов, предотвращать потери из-за списания или истечения срока годности, а также управлять ликвидностью запасов.

Обратная сторона проблемы - недостаток товаров. Недостаточное количество наименований может привести к потере клиентов, которые не могут найти нужный препарат и уходят к конкурентам. Сбалансировать избыток и дефицит - основная задача управления запасами.

Почему работа с товарными запасами в аптеке часто идет по остаточному принципу? 

Основная причина - нехватка сил и времени у заведующего аптекой. Заказ поставщикам, приемка маркированного товара, работа с персоналом могут занимать бОльшую часть рабочего дня. К этому еще нужно прибавить, что анализ товарных запасов и работа с ним - это две отдельные операции, которые часто выполняются в различных окнах программы.

В программе М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека есть универсальный инструмент, который позволяет выполнить сразу все этапы работы с товарными запасами в одном окне:

1. вывести товарные остатки по определенным параметрам
2. проанализировать полученные результаты
3. провести работа с товарными запасами по их оптимизации (списание, переоценка и т.д.)

Этот инструмент называется Возраст остатков. Рассмотрим его основные возможности.

1. Вывод товарных остатков по определенным параметрам

Возраст остатков дает пользователям широкие возможности по настройке отбора товарных запасов. В модуле могут отображаться как все партии товара, так и только те, которые отвечают определенным условиям.

Ниже описана часть настроек для отбора партий товаров, доступных пользователям:

• Данные какого подразделения аптечной сети нужны? Если работа выполняется в офисе аптечной сети, то можно выбрать одно подразделение или несколько. Аптека может выбрать нужный отдел, например, карантин.
• Какое количество дней товар находится на остатках?  Например, можно вывести партии товара, находящиеся в аптеке более года или менее месяца, и так далее, период вы задаете сами.
• Партии товара по определенному поставщику. Данную функцию удобно использовать, если вы рассматриваете вопрос об исключении какого-то поставщика из заказа.
• К какой товарной группе относится товар? В отчет можно подгружать данные из нужной вам группы справочника, например, ЖВЛС или из вашей персональной группировки.
• Является ли цена конкурентной? Можно вывести партии, закупочная цена по которым отличается от цены в текущем прайс-листе на указанное значение. Например, можно вывести партии товаров,  закупочная цена по которым ниже или выше текущей по рынку.

После установки всех настроек (указанных выше и других) выводится окно с данными:

Пользователи могут настроить форму "под себя": убирать и добавлять колонки, менять их положение, задавать сортировку по нужной колонке и т.д.

2. Анализ полученных результатов

 Очевидно, что анализ будет зависеть от того, какие параметры актуальны в данный момент, какие бизнес-задачи ставятся и т.д. Например, необходимо выявить неликвиды для дальнейшей работы с ними.
Для удобства работы можно сразу установить сортировку по любой актуальной колонке, например, по закупочной или розничной цене, чтобы выявить дорогостой, или по колонке "Возраст" - количество дней нахождения партии товаров в аптеке, чтобы быстро обнаружить "зависшие" позиции.
Также можно задать сортировку по колонке "Среднедневная реализация" чтобы сразу увидеть ситуацию по продажами и моментально понять, какие товары в аптеке лидируют по продажам или вообще не продаются.

В колонке "Среднедневная реализация" автоматически красным цветом раскрашиваются позиции, которые с учетом статистики продаж, скорее всего, не будут проданы ДО истечения срока годности. На такие товары нужно обратить особое внимание.

В Возрасте остатков можно легко выявить товары, закупочная цена на которые отличается от текущей по рынку. Для это в модуле есть специальный фильтр для отбора товаров, которые отличаются по цене от цен в прайс-листах на заданный процент и в нужную сторону (ниже или выше рынка).

Как мы видим, у аптеки довольно много товаров, которые у которых текущая розничная цена ниже закупочной по рынку.

Примеры типичных вариантов вывода партий товаров с использованием фильтров:

• товары группы ЖНВЛС с истекающим сроком годности
• товары с нулевой средне-дневной реализацией, по которым есть установленные для заказа значения
• самым дорогие позиции на остатках аптеки, по которым нет продаж, истекают сроки и т.д.
• и другие варианты - в зависимости от ваших целей

Если необходимо, то для дополнительного анализа можно выгрузить данные (все или по фильтру) в табличный редактор.

3. Работа с товарными запасами по их оптимизации

 Уникальность инструмента "Возраст остатков" в том, что непосредственно из модуля можно выполнить основные операции с товаром для оптимизации ассортимента:

• списать, переоценить неликвиды, вернуть поставщику и т.д.
• включить товары в промо-акции
• скорректировать ассортиментную матрицу для сеанса заказа
• заказать нужные позиций 

Как выполняется такая работа?

Списание, переоценка неликвидов, возврат поставщику и т.д.

Для выполнения данных операций вам достаточно просто выбрать нужные вам партии товаров, выделить их и нажать правую клавишу мыши. После чего в появившемся меню выбрать нужный пункт. Необходимые документы будут созданы автоматически!


Внесение товаров в промо-акции для увеличения скорости и продаж

В программе М-АПТЕКА плюс есть специальный модуль для создания различных акций и скидок. При работе в модуле "Возраст остатков" мы можете сразу из модуля добавить товары в список группировок этого модуля. После этого к товарам можно будет применить условия действующей акции или создать новые.

Коррекция ассортиментной матрицы для сеанса заказа

В модуле можно наглядно увидеть, минимальные и максимальные остатки по каким позициям нуждаются в коррекции. Товары можно исключить из заказа, добавить, изменить минимальные и максимальные остатки. Все это можно сделать в Возрастет остатков, без переходов в другие окна.


Заказ необходимых товаров

Если при работе с Возрастом остатков у вас появилась необходимость заказать какие-либо позиции, не используя сеанс заказа, то достаточно нажать одну кнопку для перехода в сводный прайс-лист.

И это не все возможности модуля Возраст остатков, которые доступны пользователям программы М-АПТЕКА плюс!
Узнать обо всех возможностях программы М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека вы можете на нашей бесплатной презентации! Напишите нам, и мы ответим на все вопросы о программе.

Либо прямо сейчас вы можете посмотреть видео о программе М-АПТЕКА плюс: