Почему заказ товара у поставщиков может занимать несколько часов? Обычно причин несколько:
- В программном обеспечении аптеки нет инструментов и технологий, которые бы позволили оптимизировать заказ.
В такой ситуации аптеке приходится делать заказ в сводном прайс-листе, а значит, вручную определять, какие позиции необходимо заказать, в каком количестве, также вручную выбирать, у какого поставщика заказать товар, и учесть при этом множество факторов: минимальная цена, срок годности, кратность упаковки, минимальная сумма заказа и другие.
- Заведующий аптекой доверяет себе, а не программе.
К сожалению, часто именно заведующие аптекой против автоматизации заказа, так как считают, что они сделают заказ лучше, чем программа, не хотят менять свои привычки, боятся некорректных расчетов программы, не хотят разбираться в технологии и т.п. Хотя именно оптимизация заказа и сокращение времени на его формирование позволит заведующему аптекой посвятить освободившееся время другим, не менее важным задачам: работе с ассортиментом, персоналом, анализу конкурентов.
- Справочник аптеки некорректен, также аптека и поставщики "говорят" в разных терминах.
Справочник аптеки с дублями и различная терминология у аптеки и поставщиков - одно из серьезных препятствий на пути автоматизации процедуры заказа. Не каждый заведующий аптекой имеет время и возможности самостоятельно привести справочник аптеки в единообразный вид и ежедневно делать привязки с прайс-листами поставщиков. Скажем честно, это гигантский объем работы, требующий выделения отдельного специалиста, а то и нескольких.
Программа М-АПТЕКА плюс позволяет автоматизировать операции, которые необходимы для заказа товара у поставщиков, тем самым сокращая время на заказ до 15 минут, либо аптека может перейти на полностью автоматический заказ, без участия человека и затрат времени.
Программа автоматически отвечает на 3 главных вопроса, на которые при заказе тратится максимальное количество времени:
Какие инструменты есть в программе М-АПТЕКА плюс для автоматизации процедуры заказа?
Работа на Едином Ассортиментом Справочнике (ЕАС) от АйТи-Аптека
Прайс-листы и электронные накладные от поставщиков загружаются непосредственно в программу М-АПТЕКА плюс и предварительно обрабатываются службой ЕАС: заводятся новые наименования, устанавливаются соответствия между терминами поставщиков и ЕАС, благодаря чему поставщики и аптеки общаются в едином информационном пространстве.
Благодаря централизованному ведению ЕАС товарные остатки аптеки находятся в упорядоченном виде, что позволяет корректно рассчитывать, что нужно заказать и сколько (подробнее о данных расчетах ниже).
Встроенная система заказа (полуавтоматически, полностью автоматический режим)
Система заказа в ПО М-АПТЕКА плюс позволяет автоматически формировать заказ поставщикам и, при необходимости, вносить изменения в рассчитанные программой значения. Благодаря тому, что система заказа - это часть программы М-АПТЕКА плюс, все необходимые расчеты выполняются сразу на основе фактических данных, которые есть в программе, нет необходимости в дополнительном ПО для заказа, настройке обмена данными между разными программами, дополнительной связке их справочников и др. Программа, анализируя информацию об остатках товаров, статистике продаж, товарах, которые были заказы, но еще не пришли в аптеку, и опираясь на встроенные алгоритмы расчета потребности, корректно определяет, какой товар необходимо заказать аптеке и в каком количестве, а также выбирает оптимального поставщика.
Давайте остановимся подробнее на основных этапах формирования заказа в программе
1. Загрузка данных прайс-листов поставщиков.
Данная информация выполняется в автоматическом режиме, с той периодичностью, с которой поставщик обновляет свои прайс-листы.
2. Вычисление программой потребности, т.е. ответ на вопросы:
- что заказать?
- в каком количестве?
Алгоритм расчета потребности по минимальным и максимальным остаткам предполагает, что ответственное лицо аптеки определяет (вручную или с использованием дополнительных инструментов) минимальные и максимальные количества для каждой товарной позиции. Программа будет рассчитывать потребность, опираясь на фактический остаток товара и установленные по нему нормативные значения.
Алгоритм может использоваться, в том числе аптеками, которые только начинают работать в программе, т.к. определение минимальных и максимальных остатков возможно до установки ПО в специальном файле, предоставляемом специалистами компании АйТи-Аптека с последующей загрузкой в программу, также установить минимальные и максимальные остатки можно в самой программе М-АПТЕКА плюс.
Алгоритм расчета потребности по средне-дневной реализации
Данный алгоритм рассчитывает потребность по скорости продаж товара за определенный период времени: вычисляется реализация за указанное количество дней и делится на количество дней, когда товар был на остатке за указанный период, полученное значение умножается на указанное пользователем количество дней запаса.
Для расчета потребности по данному алгоритму необходимо, чтобы аптека какое-то время проработала в ПО М-АПТЕКА плюс для формирования статистики по продажам товаров.
Также при расчете потребности программа учитывает аналоги товара, например, если аптеке не важно, анальгин какого производителя в дозировке 500 мг №10 будет заказан, то она может сделать соответствующие настройки, и программа закажет анальгин с самой низкой ценой. Учет аналогов при заказе - удобный инструмент, чтобы избежать ситуации, когда в аптеке на остатках есть несколько наименований одного и того же товара, все они продаются, и при некорректных настройках - все заказываются, что приводит к ненужному разрастанию ассортимента.
При расчете потребности также будут учтены товары, которые уже были заказаны, но еще не пришли в аптеку, так называемые товары в пути, что позволит избежать излишней затоваренности аптеки.
Конечно же, это не все настройки, участвующие в расчете потребности, заказ настраивается под каждого клиента индивидуально, в зависимости от его бизнес-процессов.
3. Выбор поставщика
Для каждой товарной позиции, по которой была рассчитана потребность, программа подберет оптимального поставщика в соответствии с заданными аптекой настройками и автоматически проконтролирует такие параметры как корректный срок годности, достаточное количество у поставщика, кратность упаковки, минимальную сумму заказа и другое. Как правило, аптеки используют вариант выбора поставщика с минимальной ценой при условии соблюдения других условий (срок годности и другие).
Для упрощения процедуры анализа потребности и товаров в заказе вы можете использовать различные фильтры. Также фильтры можно применять, когда необходимо заказать у поставщиков не все товары, по которым была рассчитана потребность, а только отвечающие определенным параметрам.
Если вы формируете заказ вручную (в сводном прайс-листе), то именно эти 2 операции:
- определение, что и сколько нужно заказать
-
выбор поставщика с контролем всех дополнительных параметров
Автоматическое прохождение этапов заказа поставщикам позволяет минимизировать ошибки, вызванные человеческим фактором, и автоматически контролировать все нужные параметры, и сократить время на заказ до 15 минут. При этом, если вы используете полуавтоматический заказ, до отправки заказа поставщикам, вы можете внести в него любые коррективы: изменить количества товара для заказа, поменять поставщика и другое.
4. Отправка заказа поставщикам и анализ информации о дефектуре
Данная операция выполняется нажатием одной кнопки, документы по нашей транспортной системе автоматически уходят поставщикам в их терминах.
Если по заказу были отказы от поставщиков или была выявлена дефектура в процессе формирования заказа, то аптека при необходимости может вручную перезаказать данные товары с использованием сводного прайс-листа (если товар есть в наличии у других поставщиков либо если аптека согласна на изменение условий, например, уменьшения срока годности или увеличение цены).
Вся процедура работы с заказом, как правило, занимает не больше 15 минут в день!
При желании аптека может настроить работу с заказом товара у поставщиков в полностью автоматическом режиме, без участия человека, т.н. автозаказ!
Автозаказ не только экономит время, но и позволяет безболезненно пережить периоды отсутствия заведующего аптекой по различным причинам. Автозаказ возможен только при при условии работы на корректном справочнике с централизованным ведением и наличии единого номенклатурного пространства между аптеками и поставщиками.
Вы тоже можете начать качественно и быстро делать заказ поставщикам и оптимизировать другие бизнес-процессы аптеки - все это возможно, если ваша аптека работает в ПО М-АПТЕКА плюс от АйТи-Аптека!
Возможно, вам будут интересны другие наши проекты:
